Estatutos de La Biblioteca

ARTÍCULO I

DEL NOMBRE

La asociación se denominará “Biblioteca Pública de San Miguel de Allende” y deberá  ir seguido de las palabras “Asociación Civil” o de las iniciales “A.C.”.

 ARTÍCULO II

DEL OBJETIVO

Proveer, promover y mantener una biblioteca pública, así como las actividades culturales y educativas apropiadas, dentro del municipio de San Miguel de Allende, prestando atención especial a las necesidades de la juventud mexicana.

 

Publicar una un periódico bilingüe semanal de nombre “ Atención  San Miguel”  cuyo producto económico se utilizará para apoyar a la Biblioteca, apoyar a escuelas rurales,  organizar clases de arte, computación e inglés: y también otorgar becas a estudiantes meritorios, ofrecer ayuda laboral a aquellos que la necesiten,  proveer consejo laboral a la juventud mexicana y proveer y mantener material audiovisual. Todos los activos de la Asociación deberán usarse exclusivamente para el objeto anteriormente señalado y no podrá distribuirse a particulares.

 

ARTÍCULO III.

DE LAS MEMBRESÍAS

A.El poder máximo de la Asociación recae en la Asamblea General de Miembros.

B.Cualquier persona puede convertirse en socio de la Asociación presentando una solicitud de membrecía de acuerdo a los procedimientos establecidos por el Consejo de Administración y pagando las cuotas de membrecías especificadas por  el mismo Consejo de Administración. Los miembros tendrán el privilegio de hacer uso de la Biblioteca y de otras instalaciones de Administración de acuerdo con las reglas y procedimientos que determine el Consejo de Administración. Una persona se considera como socio durante el periodo en el que este vigente el pago de la cuota de su membresía.

 

C.MIEMBROS CON VOTO. Los miembros tienen derecho a voto en cualquier junta o cualquier asamblea de socios y a presentar peticiones para la elección de directores, en relación a las correcciones de estos estatutos, o en relación con cualquier otro asunto propuesto a los socios en cualquier reunión, y el derecho, según se proporciona en estos estatutos, cumpliendo una función en la Mesa Directiva o de nombrar candidatos para cualquier puesto siempre y cuando:

1)      Dicho socio sea mayor de 18 años de edad.

2)      En el caso de socio nuevo, debe estar al corriente de sus cuotas por lo menos seis (6) semanas. Socios de antes cuya membresía no está vigente pueden votar siempre y cuando renueven sus credenciales por lo menos un día antes de la elección. Una persona puede ser candidato siempre y cuando haya sido socio dentro de dos años, y reactive su membresía antes de la nominación. La misma provisión se aplicará para los candidatos a la Mesa Directiva.

 

D. Deberá celebrarse  una asamblea anual de miembros  durante las primeras dos semanas del mes de febrero en la cual se presentará el informe anual, así como el estado financiero de  resultados, la hoja de balance, el estado de fuentes y uso de  fondos y una comparación del  presupuesto anual. Se celebrará otra asamblea de miembros durante la primera semana del mes de marzo para llevar a cabo las elecciones de funcionarios. Los avisos sobre la celebración de dichas asambleas deberán  publicarse con 30 (treinta) días de anticipación en un periódico de distribución  local de habla española o de cualquier otra manera especificada por las leyes mexicanas. En dicha notificación se deberá especificar la fecha, el lugar y el orden del día propuesto para la asamblea.

 

E. El Consejo de Administración podrá convocar a asamblea especial por si mismo o en base a la solicitud  de por lo menos 25 (veinticinco) socios. En la solicitud de asamblea especial se deberá especificar  la fecha y el orden del día propuesto, incluyendo cualquier asunto que se vaya a presentar a los socios para su votación. La solicitud deberá hacerse al Presidente del Consejo de Administración con por lo menos cuarenta y cinco (45) días de anticipación a la fecha propuesta para la celebración de dicha asamblea. Una vez presentada la solicitud, o que el Consejo de Administración haya convocado a asamblea especial, el aviso de la celebración de dicha asamblea especial deberá publicarse con quince (15) días de anticipación en un periódico de distribución local de habla inglesa y en un periódico de distribución local de habla española o de cualquier otra manera especificada por las leyes mexicanas. En dicha notificación se deberá especificar la fecha, el lugar y el orden del día propuesto para la asamblea.

F.El personal de la Biblioteca mantendrá un registro de los miembros con derecho a voto y deberá tener la lista disponible para aquellas  personas que hayan sido debidamente nominadas para algún puesto en la Asociación, o para cualquier otra persona que haya preparado una solicitud de acuerdo con las disposiciones para la celebración de una asamblea especial de miembros, de acuerdo con lo dispuesto en los estatutos.

 G.El Consejo de Administración determinará cuales serán las cuotas de las membresías.

 

 ARTÍCULO IV.

FUNCIONARIOS ELECTOS

  A.Los funcionarios electos deberán estar formados por un presidente, un vicepresidente, un tesorero, un tesorero auxiliar, un secretario de actas  y tres directores generales, con esto dando un total de 8 (ocho) miembros en el consejo de administración. Ninguno de los miembros del Consejo de Administración no recibirá compensación alguna de la Biblioteca Pública por su trabajo.

B.La elección de funcionarios se llevará a cabo en la asamblea a celebrarse durante el mes de marzo y se votará por cada puesto individual.

1.En el año del 2004 se llevarán a cabo las elecciones para presidente, tesorero auxiliar, secretario de actas y un director general, y todos servirán durante un periodo de 2 (dos) años.

2.También en el año 2004 se harán elecciones para vicepresidente, tesorero y dos directores generales, cada uno de los anteriores servirán por un periodo de un  año.

3.A partir de entonces, y cada año par habrá elecciones para presidente, tesorero auxiliar, secretario de actas y un director general.

4. Comenzando en el año 2005 y cada año impar en adelante habrá elecciones para vicepresidente, tesorero y a dos directores generales.

5.Para tener derecho a ser elegido, el domicilio principal del candidato deberá ser San Miguel de Allende y el candidato deberá tener cuando menos 18 año de edad y ser un miembro acreditado de la Biblioteca.

6.Todos los funcionarios se elegirán por un termino de 2(dos) años salvo lo que se indica en el párrafo B2

7.Ninguan persona podrá ocupar el mismo puesto durante más de 2 (dos) términos consecutivos.

8.En caso de que un miembro del consejo se ausente durante tres asambleas mensuales consecutivas, a menos que cuente con la autorización de la mayoría del consejo, tendrá que desocupar su puesto. En cuyo caso dicho puesto se considerará como vacante.

 

C.Los candidatos para cada puesto escogerán de la siguiente manera:

1.En la asamblea del Consejo de administración del mes de noviembre, el presidente, con la aprobación de la mayoría del consejo de administración, nombrará una persona del Consejo de administración como presidente del comité de nominaciones y  a dos personas que no sean miembros del consejo, para formar un comité de tres personas. Este comité nominará a los candidatos de la Biblioteca para cada puesto individual y entregará un informe sobre sus nominaciones al Consejo de Administración en la asamblea del mismo consejo del mes de diciembre.

2.En la asamblea del consejo de administración del mes de diciembre, el Presidente, con la aprobación de una mayoría del consejo de administración, nombrará a una persona del consejo de administración y a dos (2) personas que no sean miembros del Consejo para formar el comité de elecciones. Este comité será responsable de todos los aspectos relacionados con las elecciones.

3.Se podrán hacerse nominaciones adicionales para cada puesto de elección por medio de una solicitud firmada por cuando menos por veinte y cinco (25) miembros, solicitud que deberá entregarse al Comité de Elecciones cuando menos treinta (30) días antes del día de las elecciones. Las solicitudes de candidatos deberán validarse (o invalidarse) dentro de un periodo de tres días hábiles a partir de la presentación de la misma.

4.Todas las boletas deberán imprimirse en inglés y en español. Todas las boletas serán con candidatos múltiples a un puesto y aparecerán los nombres de los candidatos en orden alfabético.

5.No habrá votos por poder en ausencia.

 

D.Una pluralidad de votos será suficiente para aprobar la elección de un funcionario.

1.En casos de que una boleta únicamente aparezca el nombre de un candidato para un puesto en particular los volantes deberán tener la opción de establecer “Sí” o “No” votan por esa persona. En caso de que el único candidato no obtenga la mayoría de los votos positivos se considerará que ese puesto se encuentra vacante y el recién electo Consejo de Administración como la primer orden de su mandato elegirá un miembro para que ocupe ese puesto.

2.En cuanto a los puestos de directores generales, el candidato o candidatos con el mayor número de votos se considerará como el que ha sido electo.

 

E. El Presidente del Comité de Elecciones les dará posesión de sus cargos a los nuevos funcionarios inmediatamente después de que se conozcan los resultados de las elecciones.

F.Cualquier vacante que ocurra durante el periodo de un termino será cubierto por el Presidente y deberá tener la aprobación de la mayoría de administración para surtir efecto.

En el caso de que el puesto de presidente se encuentre vacante antes de que venza el termino el Vicepresidente asumirá temporalmente las obligaciones de presidente hasta que se pueda llevarse a cabo una elección especial con los miembros para cubrir parte que resta del periodo. Dicha elección especial deberá llevarse a cabo en no menos de sesenta (60) días ni mayor de noventa (90) días posteriores a la fecha de la  vacante el puesto. El Consejo de Administración formará  comité quien a su vez nombrará a un miembro para dicho puesto; también podrán entregarse solicitudes de candidaturas para dicho puesto al comité de candidaturas, firmadas por cuando  menos 25 ( veinticinco) miembros acreditados cuando menos 30 (treinta) días antes del día de las elecciones. En caso de que el candidato resulte ser el actual vicepresidente esta persona nombrará a un nuevo  vicepresidente  con la aprobación de la mayoría del Consejo de administración para terminar el periodo inconcluso.

 

G.Obligaciones y facultades de los funcionarios

 

  1. EL PRESIDENTE
    1. Presidirá todas las asambleas de miembros y directores.
    2. Será miembro de oficio de todos los comités con excepción del comité de nominaciones y elecciones.
    3. Presentará un informe por escrito en la asamblea anual de miembros, mismo que se publicará en la edición del momento del periódico Atención San Miguel.
    4. Estará al pendiente de la administración de la Biblioteca.
    5. Se asegurará que se lleven a cabo los registros de todas las enmiendas e informes necesarios de acuerdo con lo estipulado en las leyes mexicanas.

 

  1. EL VICEPRESIDENTE
    1. Será el responsable de coordinar y el asegurarse que funcionen adecuadamente el comité permanente y los especiales.
    2. Asumirá todas las obligaciones y facultades del presidente durante su ausencia.
    3. Llevará a cabo las tareas que le indique el Presidente.

EL TESORERO

Será el funcionario financiero en jefe.

    1. Hará todo lo posible para salvaguardar los fondos y las inversiones.
    2. Recomendará un presupuesto para su aprobación por el consejo  administrativo.
    3. Preparará o supervisará la preparación de un informe financiero mensual financiero que deberá incluir un estado de resultados y el flujo de efectivo para presentarse ante el consejo de administración.
    4. Presentará un informe financiero durante la Asamblea Anual de Miembros (Véase el artículo IIID). Dicho informe estará disponible para los miembros.

EL ASISTENTE DEL TESORERO

    1. Será el responsable del desempeño eficiente del Comité de Vias y Medios.
    2. Será el responsable de mantener los gastos en línea con el presupuesto en cuestión.
    3. Tomará el lugar del tesorero durante las ausencias temporales del dicho funcionario.

 

  1. SECRETARIO DE ACTAS
    1. Levantará, o verá que se levante el acta de todas las asambleas del Consejo de administración y de todas las asambleas generales o especiales de los miembros.
    2. Se asegurará  que se hagan copias de todas estas actas y que  se distribuyan de acuerdo con las indicaciones del Presidente o el Vicepresidente.
    3. Se asegurará que mantenga y se tenga a la mano un archivo permanente de dichas actas, actualizado tanto en inglés como n español  disponible para  su inspección por partes de los miembros.

 

  1. DIRECTORES GENERALES
    1. Fungirán como asistentes del Presidente.
    2. Llevarán a cabo las tareas que les indique el Presidente, las cuales pueden incluir fungir como presidentes de los comités.

  ARTÍCULO V.

DEL CONSEJO DE ADMINSITRACIÓN

 El Consejo de Administración estará integrado por  funcionarios actualmente electos en curso.

  1. La Mesa Directiva sesionará por lo menos una vez al mes.
    1. Esta asamblea se anunciará cuando menos con una semana anticipación y estará abierta a todos los miembros.
    2. El Consejo de Administración podrá reunirse cuando sea necesario para la toma de decisiones que requieran una acción inmediata en relación con asuntos financieros, legales o personales.
    3. Se requerirá la  aprobación del Consejo de Administración para todas las decisiones importantes de políticas y para el presupuesto anual.

 

  1. Las obligaciones del Consejo de Administración son:
    1. Analizar, enmendar y aprobar el presupuesto anual antes de que concluya el mes de diciembre de cada año.
    2. Aprobar los contratos de los empleados y supervisar al personal tanto el asalariado como el voluntariado.
    3. Asegurar que la Biblioteca opere apropiadamente.

 

Con la aprobación del Presidente, el Consejo puede delegar todo o parte del No. y No. a un gerente general remunerado.

  1. Cualquier miembro puede pedir el uso de la voz en una asamblea ordinaria del  Consejo de Administración presentando por escrito al Presidente el asunto a tratar cuando  menos cuarenta y ocho (48) horas antes de la asamblea para poder incluirlo en el orden del día.

 

 ARTÍCULO VI.

DE LAS FINANZAS

 Los ingresos de la Biblioteca se derivarán de aquellas fuentes que apruebe el Consejo de Administración, incluyendo pero no limitado  a, ingresos derivados de las actividades de las empresas.

  1. Todos los fondos se guardarán  en un banco o  institución bancaria o como indique  el Consejo de Administrativo, dichos fondos deberán estar en una cuenta a nombre de “Biblioteca Pública de San Miguel de Allende A.C
  2. Los instrumentos financieros estarán registrados a nombre de “Biblioteca Pública de San Miguel de Allende A.C.” dichos instrumentos deberán hacerse transferir o liquidarse todos solamente por y con la firma del Presidente y la del Tesorero en conjunto.
  3. Todos los cheques deberán estar  firmados por cuando menos dos (2) funcionarios tomados de una lista autorizada por el Consejo  Administrativo.
  4. Un contador titulado con cédula profesional auditará los registros financieros anualmente, elaborando copias para todos los miembros del Consejo  Administrativo. Siempre habrá una copia disponible para cualquier miembro en la oficina principal de la Biblioteca.
  5. Cualquier gasto en exceso de la mitad del uno por ciento (0.05%) del presupuesto aprobado, ya sea de una partida o de varias, no se considera autorizado sino tiene la aprobación del Consejo  Administrativo. Cualquier gasto que  exceda el cuatro por ciento (4%) del presupuesto aprobado, ya sea de una partida o varias no se considerará  autorizado salvo que lo ratifique  la mayoría de los miembros con derecho a voto que se encuentren presentes en una asamblea anual o especial de miembros.
  6. Solamente se pueden vender o disponer de los activos de capital de la Biblioteca con la aprobación del setenta y cinco (75%) por ciento del Consejo  Administrativo que se encuentren presentes y con derecho a voto en una asamblea normal del mismo consejo. Activos de capital con valor igual a o  superior a cincuenta (50) días del índice de  salario mínimo de la ciudad de México deberán primero anunciarse para su venta en dos (2) ediciones consecutivas de Atención San Miguel.
  7. Los fondos para becas se guardarán  en dos (2) cuentas separadas: una cuenta de donativos que genere intereses y una cuenta operativa. Los intereses generados de la cuenta de donativos se pondrán en la cuenta operativa y este dinero junto con donativos y fondos asignados por la Biblioteca, se utilizarán para  becas actuales, por indicaciones del Consejo  Administrativo.
  8. La Biblioteca Pública dedicará un cinco por ciento (5%) de su ingreso brutos operativos anuales, con excepción de  donativos de becas especificas, a la cuenta operativa de becas

 

ARTÍCULO VII.

DE LOS COMITÉS

  1. Los comités podrán serán permanentes o especiales.
  2. El presidente de cada comité permanente  asesorará y reportará con el Consejo  Administrativo en las asambleas mensuales. Para agregar o eliminar un comité permanente se requerirá la autorización del Consejo  Administrativo. El Consejo  Administrativo  podrá nombrar o quitar a un presidente. Dicho presidente de comité recomendará miembros para que formen parte del comité.
  3. Los comités especiales asesoran y reportan con el Presidente y con el  Consejo  Administrativo. Para agregar o eliminar comités especiales y sus miembros incluyendo al presidente, se requerirá de la mayoría de votos del Consejo  Administrativo.

 

  1. Comités permanentes y sus obligaciones:

 

1.-        COMITÉ DE VIAS Y MEDIOS:

 

a)                  Funcionará como un comité consultivo del Consejo  Administrativo haciendo recomendaciones sobre los vías y los medios para recuadra fondos para la operación y expansión de la Biblioteca, al igual que recomendaciones sobre el manejo de efectivo, haciendo recomendaciones sobre todos los asuntos financieros de la Biblioteca, incluyendo la  elaboración del presupuesto anual; hará recomendaciones al Tesorero sobre inversiones  y el manejo del efectivo de los recursos de la Biblioteca preparando informes y estudios sobre viabilidad cuando así se lo pidan.

b)                 El subcomité de recaudación de fondos hará recomendaciones y ayudará en las actividades de recaudación de fondos y será  responsable de la promoción de obsequios y donativos a la Biblioteca tanto en México como en el extranjero.

c)                  El subcomité de finanzas funcionará como comité consultivo del Consejo  Administrativo y es  responsable  del control del funcionamiento financiero de las diversas empresas de la Biblioteca y conjuntamente con el Presidente o el Gerente General, hará recomendaciones a los gerentes financieros sobre prácticas de negocios apropiadas.

 

2. DEL COMITÉ DE LIBROS

 

a)                  Funcionará como comité consultivo del Consejo  Administrativo y la responsabilidad de asesorar al Consejo sobre la composición de las colecciones; el contenido de la colección de libros y otras colecciones relacionadas.

b)                 Recomendará las adquisiciones  de libros y periódicos, aprobando los donativos de libros de acuerdo con las normas establecidas por el Consejo  Administrativo.

c)                  Hará recomendaciones sobre  la organización de la colección  de libros, incluyendo el catalogar y procesar libros.

d)                 Hará las recomendaciones para el presupuesto anual para la adquisición de libros, periódicos y materiales.

e)                  Hará recomendaciones sobre la política y prácticas a seguir para el desecho de libros.

f)                  Velarán por que se dé adecuada publicidad a las actividades relacionadas con el libro y las nuevas adquisiciones.

g)                 El subcomité de  la colección en  Inglés recomendará al comité de libros y materiales en Inglés para ser adquiridos por la Biblioteca.

h)                 El subcomité de  la colección en  Español  recomendará al  comité de libros y materiales en español para ser adquiridos por la Biblioteca.

 

3. EL COMITÉ DE MÚSICA deberá instalar y mantener una colección de música grabada y de partituras.

 

4. EL COMITÉ DE EDUCACIÓN funcionará como comité asesor del Consejo de Administración y recomendará programas académicos para los clientes de la Biblioteca y será el responsable de la supervisión de las actividades educativas en la Biblioteca. Operando bajo el comité de educación estarán estos subcomités:

 

a)                  El subcomité de hará recomendaciones sobre la aplicación y los criterios de establecimiento del programa de becas de la Biblioteca, recomendará un presupuesto anual para becas y cantidades de ayuda y las condiciones para el apoyo, recomendará candidatos a becas y supervisar a los destinatarios, presentará informes periódicos, podrán solicitar donaciones y legados especiales para becas.

b)                 El subcomité de desarrollo académico recomendará y vigilará la operación de la Sala Infantil y las clases de pintura para niños, la enseñanza de idiomas, y otras actividades especiales de capacitación; conservará una lista de los profesores e instructores de la Biblioteca; recomendará adiciones, capacitación apropiada y otras actividades educativas.

c)                  El subcomité de bibliotecas rurales recomendará, instalará y distribuirá colecciones de libros y materiales educativos adecuados para escuelas rurales seleccionadas.

 

5.         EL COMITÉ DE RELACIONES CON LA COMUNIDAD funcionará como comité asesor del Consejo de Administración y tendrá la responsabilidad de la membresía y la publicidad.

 

a)                  El subcomité de membresía y voluntariado tendrá la responsabilidad de reclutar nuevos miembros y mantendrá una lista de voluntarios listos para ayudar a la Biblioteca.

b)                 El subcomité de publicidad iniciará, desarrollará y supervisará la publicidad de la Biblioteca; promoviendo y supervisando la ejecución de actividades especiales a favor de las metas culturales de la Biblioteca, promoviendo el  interés en la Biblioteca en el público en general.

 

 

ARTÍCULO VIII

DEL QUÓRUM

 

  1. El quórum para el Consejo de Administrativo es una mayoría simple.
  2. El quórum para la Asamblea Anual de Miembros es el setenta y cinco (75%) por ciento de los miembros. En caso de no haya quórum para  una asamblea anual de miembros, el Presidente declarará la falta de quórum y de acuerdo con las leyes mexicanas, se esperará media hora y convocará a una asamblea especial con los miembros presentes. En dicha junta, el quórum será cualquier número de miembros que se encuentren presentes.

 

ARTÍCULO IX.

DE LOS PROCEDIMIENTOS

 

Todas las reuniones, ya sean de Consejo de Administrativo o asambleas de miembros, se llevará a cabo en base a lo establecido bajo el Código de Procedimientos Civiles de México.

 

 

ARTÍCULO X

DE LAS ENMIENDAS

 

Estos estatutos pueden sufrir enmiendas por medio del  voto afirmativo de dos terceras (2/3) partes de los votos de los miembros acreditados que se encuentren presentes ya sea en una asamblea anual o especial convocada legalmente de acuerdo con estos estatutos; siempre y cuando las enmiendas  propuestas  hayan sido incluidas en los avisos fijados en la Biblioteca y publicados en un periódico local de habla inglesa y en uno en español puestos a la disposición de los miembros cuando lo menos treinta (30) días antes de la asamblea. Cualquier cambio y enmienda a los estatutos y  listas de funcionarios electos deberá  registrarse oficialmente conforme con las leyes mexicanas.

 

 

ARTÍCULO XI

DE LOS ARCHIVOS

 

Los archivos generales y financieros y todos los documentos oficiales de la Biblioteca se mantendrán en un archivo dentro de las instalaciones de la Biblioteca; siempre a la disposición del Consejo de Administrativo.  Todos los archivos tanto de los comités permanentes  como de los especiales se mantendrán de manera similar, encontrándose igualmente siempre a la disposición del Consejo de Administrativo. Se tendrá el debido cuidado del mantenimiento de todos los archivos y registros. Siempre habrá una copia de estos estatutos (en inglés y en español) a la disposición de los miembros.

 ARTÍCULO XII

DE LA LIQUIDACIÓN

 Si después de haberse efectuado la liquidación existe algún activo, este se distribuirá a otras entidades autorizadas para recibir donativos de acuerdo con los términos de la Ley de Impuestos sobre  la Renta.